本文內容

我的文件顯示修訂

了解追蹤修訂功能

如何檢查文件的追蹤修訂和註解？

如何移除追蹤修訂和註解？

追蹤修訂和註解從何而來？

如何尋找隱藏的修訂和註解

為何 Microsoft Office Word 預設為顯示追蹤修訂和註解

魚與熊掌能否兼得？

我的文件顯示修訂

您在同事寄來的電子郵件中收到了一份挾帶的文件。這份文件恰好可以用來建立另一份您需要用到的文件；因此，您以新的名稱儲存該文件，並且根據需要進行修改。您萬萬沒想到，您的同事居然在原始文件中留下了註解，因為您在自己的複本中並沒有看到這些註解。

現在，您已經準備要將這份文件交給客戶了，但是您想要寄給他們您自己的文件版本，而不是由原始文件、同事的註解和更新文字所彙集而成的文件。

或是，您使用 Word 中的追蹤修訂功能來追蹤您在求職信中所做的變更。 現在您想把求職信寄給未來的雇主，他應該看到的是最終的編輯結果，而不是編輯的過程。

無論是哪一種情況，當收到文件的人指出內容很難閱讀，因為有一堆刪除線、底線，旁邊還有的註解方塊時，您十分訝異。 請看， 信裡面有一個段落有三點不同處顯示刪除線，而您這次想要強調的技能是以底線文字顯示。 看來您拿到這份工作的機會渺茫。

當您寄出文件時並沒有這些文字。Word 是從哪裡找來這些內容，並顯示在文件中的？您該怎麼做，才能讓 Word 乖乖聽話呢？

頁面頂端

了解追蹤修訂功能

您可能沒有發現自己正在使用 Word 中的追蹤修訂和註解功能。 一般來說，當 Word 追蹤修訂時，會在邊界以註解方塊來顯示刪除的內容，然後以底線文字顯示插入的內容。 刪除內容以及註解 (或「註釋」)，也可以內嵌的方式顯示。

隱藏追蹤修訂或註解的方法有很多種，不過在開啟 [追蹤修訂] 功能的情況下，所做的全部修訂以及所插入的全部註解在受到接受或拒絕 (以註解的情況來說，則是刪除) 之前，都將一直是文件的一部分。

頁面頂端

如何檢查文件的追蹤修訂和註解？

Word 2010 提供一個稱為「文件檢查」的功能，可讓您檢查文件是否有追蹤修訂、註解、隱藏文字和其他私人資訊。 若要檢查文件：

1. 開啟要檢查追蹤修訂和註解的文件。

2. 按一下 [檔案] 索引標籤。

3. 依序按一下 [資訊]、[查看問題] 和 [檢查文件]。

4. 按一下 [文件檢查] 對話方塊中的 [檢查]。

5. 檢閱檢查的結果。如果 [文件檢查] 找到註解及追蹤修訂，便會提示您按一下 [註解、修訂、版本和註釋]旁邊的 [全部移除]。

6. 按一下 [重新檢查] 或 [關閉]。

頁面頂端

如何移除追蹤修訂和註解？

如果要徹底移除追蹤修訂和註解，您必須接受或拒絕變更，並刪除註解。方法如下：

1. 在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中，按一下 [顯示標記] 旁邊的箭號。
    

2. 確認核取符號顯示在下列每個項目旁邊：

   • 註解

   • 筆跡

   • 插入與刪除

   • 設定格式

   • 檢閱者 (將游標指向 [檢閱者]，並確認已選取 [所有的檢閱者])

如果上述任一項目旁邊沒有顯示核取符號，請按一下該項目以表示選取。

1. 在 [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中，按 [下一個] 或 [上一個]。
    
   
   

2. 請執行下列其中一項：

   • 按一下 [變更] 群組中的 [接受]。

   • 按一下 [變更] 群組中的 [拒絕]。

   • 按一下 [註解] 群組中的 [刪除]。

3. 重複步驟 3 和 4，直到文件中的所有追蹤修訂都已被接受或拒絕，且所有註解都已完全刪除為止。

   附註: 

   • 如果確定要接受所有修訂，請按一下 [接受]，然後按一下 [接受文件中的所有變更]。

   • 如果確定要拒絕所有修訂，請按一下 [拒絕]，然後按一下 [拒絕文件中的所有變更]。

   • 若要移除所有註解，必須刪除註解才行。請在 [註解] 群組中，按一下 [刪除] 旁邊的箭頭，然後按一下 [刪除文件中的所有註解]。

頁面頂端

追蹤修訂和註解從何而來？

您可能以為自己已經移除了註解或追蹤修訂，或是完全不知道別人寄來的文件中包含了註解或追蹤修訂。Word 究竟是如何在您渾然不覺的情況下，將這些項目儲存起來的呢？

您或傳送文件的人可能已隱藏追蹤修訂或註解，以使文件更容易閱讀。不過，隱藏追蹤修訂並不會將其移除，它們仍會保留在文件中，直到您採取其他動作。根據您的 Word 版本及所用設定，當您或其他人開啟文件時，這些追蹤修訂或註解可能會重新出現。

如果您不希望其他人看到追蹤修訂和註解，請在與其他人共用文件之前，先接受或拒絕追蹤修訂，並將註解刪除。

頁面頂端

如何尋找隱藏的修訂和註解

有幾種不同的方法可以隱藏追蹤修訂和註解，並讓您誤以為它們不在文件中。例如：

• 顯示供檢閱方塊    在 [校閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中，[顯示供檢閱] 方塊會顯示您所處的檢視模式，還會提供其他可用於檢視文件的選項。如果您按一下 [完稿] 或 [原稿]，就會隱藏追蹤修訂和註解。若要顯示，選取 [完稿: 顯示標記] 或 [原稿: 顯示標記]。
   

• 顯示標記    您可以在 [校閱] 索引標籤上的 [追蹤] 群組中，使用 [顯示標記] 清單來隱藏註解和追蹤修訂。只有在 [顯示標記] 底下標示有核取記號的項目才會顯示在文件中，沒有核取記號的項目則會隱藏起來。若要顯示某個項目 (如 [插入與刪除])，請在 [顯示標記] 功能表上按一下該項目。
   

魚與熊掌能否兼得？

如果您想要保留文件中的追蹤修訂或註解，且共用文件不想讓其他人看見追蹤修訂和註解，最佳的解決之道是保有不同的文件版本。

建立一個散發用的公用版本，及一個自己的私用版本。 在文件的公用版本中，如本文所述，接受或拒絕所有追蹤修訂並刪除所有註解。 而在文件的私用版本中，您可以保留已存在的追蹤修訂和註解。

頁面頂端